Lecciones Aprendidas: Una mirada al pasado para Mejorar el Presente y
Futuro
Dicen que cometer un error es humano dice el refrán. En nuestra vida cotidiana al desarrollar
nuestros trabajos hemos cometido algunos errores y tenemos que ser hidalgos
para reconocerlo, pero a su vez encontrando soluciones innovadoras en algunos
problemas suscitados. Pero lo importante es que estos errores y aciertos sean
transmitidos hacia el resto del equipo de trabajo y una manera de conseguirlo
es registrarlo en lo que denominamos las Lecciones Aprendidas. Esto servirá de
base a futuros proyectos e incluso en algunas fases del proyecto en ejecución.
Según el PMBOK (2015) "Las Lecciones Aprendidas pueden ayudar a identificar
posibles impactos sobre otros proyectos que deben formar parte de la base de
conocimiento de la organización."
Pero, ¿Qué son las lecciones
aprendidas? según BID (2015) "son los
conocimientos adquiridos sobre un proceso o una o varias experiencias, a través
de la reflexión, el análisis crítico sobre sus resultados y los factores
críticos o condiciones que pueden haber incidido en su sobre su éxito u
obstaculización". En tal sentido, en una organización son importantes que se
tomen en cuenta las Lecciones Aprendidas en aras de la Mejora Continua de los
proyectos actuales y/o futuros y la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) juega
un papel importante en ello. Según el Rita Mulcahy (2015) Una PMO de apoyo
proporciona políticas, metodologías, plantillas y lecciones aprendidas para la
dirección de proyectos.
Algunas ventajas de contar con los
registros de las lecciones aprendidas:
- Ayudan a la dirección de proyectos a Mejorar la toma de decisiones.
- Colabora con la Mejora de los Procesos, ayudando a identificar que errores se cometieron y como se pueden prevenir en un futuros proyectos.
- Fortalece la base de conocimiento de la organización.
- Ayuda a identificar los factores de éxito que se realizaron en el proyecto.
- Es una herramienta necesaria para la Dirección de Proyectos pues transfiere los conocimientos de proyectos pasados.
Pero. ¿Cuándo es
que se deben elaborar las lecciones aprendidas? Estas se deben realizar a lo
largo de todo el proyecto pues es un proceso continuo y cada vez que aparezca una
oportunidad de mejora, un suceso que haya causado algún un impactado en el
proyecto se debe registrar. Al final y cierre del proyecto estas deben quedar como un legado a la organización. La información debe estar disponible para los
miembros del proyecto y compartida por todos de manera que se realice una
unificación de conocimiento y criterios de todo el proyecto.
¿Qué deberían contar los registros de Lecciones Aprendidas? Las Lecciones Aprendidas deberían
contar con las acciones que se realizaron con éxito para garantizar la
realización de las actividades, así como también los errores que se cometieron
y causaron un impacto negativo en el mismo, indicando las acciones correctivas
que se realizaron.
Una lección aprendida entre otros
aspectos que se considere necesario debería contener:
- Nombre del proyecto.
- Fecha del suceso y solución del problema.
- Descripción del Problema y oportunidad suscitada.
- Descripción de la Causa raíz del problema (Sería recomendable realizar un análisis Ishikawa en este punto).
- Impacto en el proyecto.
- Acciones Correctivas que se implementaron.
- Conclusiones y Recomendaciones.
Como un ejemplo
de una lección aprendida puedo indicar que en un proyecto realizado en la
ciudad de Cuzco, teníamos que realizar el montaje de la base de un tanque, pero
los cálculos para la selección de la grúa no consideraron que esta no se podía
acercar lo suficiente puesto que había un desnivel de 6 metros. Puesto que las
actividades estaban programadas y la grúa se encontraba ya en obra, lo que se
opto en ese caso, fue construir una plataforma para que la grúa se pudiera acercar.
Tanto la memoria de cálculo de la plataforma, así como los procedimientos de izare
fueron aprobados por el cliente y el montaje se realizó con éxito. Se tuvieron
varias lecciones aprendidas, en esa oportunidad:
- No realizaron una vista de campo y verificaron las condiciones de terreno, pues se basaron en planos desactualizados, para la estimación de la capacidad de carga de la grúa.
- Pero también se realizó una respuesta rápida al cliente, con proponer una solución al problema con el apoyo de la plataforma.
Como hemos visto, las lecciones
aprendidas nos dejan conocimiento para que en futuros proyectos no se vuelvan a
cometer los mismos errores y a la vez nos enseñan oportunidades de mejora que
se pueden aplicar en los futuros proyectos. Cada organización debe considerar
contar con una base de Lecciones Aprendidas en cada una de sus áreas.
REFERENCIAS
Guía de los FUNDAMENTOS PARA LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS (GUÍA PMBOK) Quinta Edición. Project Management
Institute, Inc.
Rita Mulcahy´s Preparacion para el
Examen PMP. Octava Edición. RMC Publication,
Inc.
Elba Luna y Lorena Rodríguez Bu, CÓMO
DOCUMENTAR LECCIONES APRENDIDAS Recuperado de: https://blogs.iadb.org/abierto-al-publico/2015/01/15/como-documentar-lecciones-aprendidas/
